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Négliger la mise en conformité NF 525 de votre caisse : les risques encourus

Comme annoncé dans un précédent article, la mise en conformité de votre caisse est obligatoire depuis le 1er janvier 2018.

La mise en conformité de ma caisse, quésaco ?

Pour rappel, la mise en conformité de votre caisse est une disposition pensée par le gouvernement1 pour lutter contre la fraude à la TVA.

Les autorités imposent désormais à tous les commerçants l’utilisation d’un système d’encaissement sécurisé qui n’offre plus la capacité de dissimuler des paiements (notamment ceux en espèces) pour éviter de payer la TVA associée.

Comment mettre ma caisse en conformité ?

Pour ce faire, vous avez l’obligation de répondre à trois critères :

  • La conservation et l’archivage de vos données
  • La sécurisation de vos données
  • L’intégrité de vos données

Ajoutons à cela que les informations enregistrées dans la caisse doivent être inaltérables. Une fois enregistrées dans le système, elles ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Cela signifie que le système doit conserver une trace de toutes les modifications apportées à chaque donnée.

Pour vous assurer que votre logiciel de caisse soit bien sécurisé, vous devez demander à votre fournisseur s’il a reçu la certification NF 525. Le logiciel doit être certifié soit par l’un de ces deux organismes certificateurs2 soit par une attestation de l’éditeur de logiciel3. Dans une majorité de cas, il suffit de mettre à jour votre système d’encaissement.

Une autre option est de se procurer SmartPOS qui propose une caisse digitale nouvelle génération, certifiée NF 525, associée à un TPE pour faire d'une pierre deux coups. Le deux en un, c’est plutôt malin ! Vous rationalisez votre équipement et gagnez de l’espace en magasin. Pour plus d’informations sur la caisse digitale, rdv ici

Comment prouver que ma caisse est en conformité ?

Dans le cas d’un contrôle fiscal, l’agent va vérifier que vous êtes bien équipé d’un logiciel de caisse sécurisé et que vous l'utilisez.

Vous devez donc lui fournir un élément de preuve, qui prend soit la forme d’une attestation de l’éditeur du logiciel de caisse indiquant que celui-ci est sécurisé, soit la forme d’un certificat de conformité NF 525 délivré par un organisme accrédité. Cette dernière solution est vivement conseillée.

Si je néglige la mise en conformité de ma caisse, à quelles peines suis-je exposé ?

Dans l’hypothèse où vous seriez en infraction en n’offrant pas la garantie de la sécurisation de votre caisse enregistreuse ou de votre système d’encaissement, vous vous exposez directement à une amende de 7 500 euros par machine ou logiciel installé. Et si dans les 60 jours qui suivent vous ne vous mettez pas en conformité, une nouvelle amende de 7 500 euros sera appliquée.

 

1 https://www.impots.gouv.fr/portail/actualite/obligation-dutiliser-un-logiciel-de-comptabilite-ou-de-gestion-ou-un-systeme-de-caisse

2 Le laboratoire national de métrologie et d'essais ou LNE

https://www.lne.fr/fr/certification/certification-systemes-caisse

3 L'AFNOR délivre la marque NF 525

 

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